הפקת אירועים – רשימת הדברים שתרצו לדאוג לה לפני האירוע

הפקת אירועים מביאה בחשבון את כל הפרטים שיכולים להשפיע על קיום האירוע ועל החוויה של המשתתפים. כדי לעשות סדר בדברים הכנו את רשימת הדברים שתרצו לדאוג להם עוד לפני שתזמינו את האורחים שלכם.

בחירת מקום מתאים

אתם רוצים לבחור את מקום האירוע הנכון ביותר כאשר אין מקום שנכון לכל האירועים. המקום צריך להיות במרחק סביר מהמקום בו נמצאים המוזמנים. הוא צריך להיות גדול דיו ולהכיל את כל המוזמנים ולהתאים באופי שלו לאופי של האירוע.

מציאת הספקים הנכונים 

על מנת שהאירוע יהיה בדיוק כפי שאתם מצפים עליכם למצוא את נותני השירות הנכונים וחשוב שתדעו מיהם הספקים שתרצו שיהיו באירוע שלכם:

• קולינריה – בין אם הכיבוד עומד להיות על שולחנות ובין אם יעמוד שף וינצח על האירוע מול האורחים, אתם צריכים למצוא את החברה המתאימה ביותר לאירוע.
• הגברה – בהתאם למקום, תרצו לוודא כי תוכלו ליהנות ממערכת הגברה וספק אשר ידאג לנהל אותה לאורך האירוע, בין אם יש מופע מרכזי ובין אם רק מוזיקת רקע.
• שחקנים – רוב האירועים בנויים כך שישנה התאגדות במרכז. שחקן או מנחה מקצועי הוא האדם הנכון לניהול הרגע החשוב הזה.
• תיעוד – חשוב מאד לוודא שיהיה תיעוד מקצועי של האירוע וזאת בנוסף לצילומים הפרטיים המתבצעים דרך המכשירים הניידים.
• ניהול – האירוע שלכם צריך להיות מנוהל על ידי אדם אחד שיהיה עם אצבע על הדופק כל הזמן ושיאפשר לכם לבלות ולקחת חלק פעיל בתוכו.

פניה אל נותני חסות 

אם לא מדובר באירוע חברה אלא השקה של רעיון, מיזם, מפגש ועוד, תרצו בוודאי לפנות מראש אל נותני חסויות. שימו לב, אל אותם נותני חסות תרצו להגיע כשכבר ברור לכם מה הרעיון המרכזי של האירוע, כמה כסף אתם רוצים (או לחילופין כמה מוצרים אתם רוצים) ומה תוכלו לתת בתמורה.

חתימה על חוזה הוגן

התפקיד של החוזה הוא להגן על כל הצדדים, עליכם ועל נותני השירות השונים. אתם צריכים להקפיד לבחון כל חוזה ולשים לב כי עלול להיות מצב של ביטול בשל כוח עליון. לשם כך תצטרכו שתהיה לכם גם תוכנית גיבוי שתוכלו להוציא לפועל במהרה. אל תשכחו לבדוק במסגרת החוזה גם את הביטוח. 

הגעה ויציאה מהאירוע

הפקת אירועים דורשת את הגעת המשתתפים ולשם כך הם צריכים לדעת על האירוע ולהתלהב מההגעה אליו. יש לחשוב כיצד המשתתפים יגיעו למקום, לוודא שתהיה להם חניה (בהנחה שהם מגיעים ברכבים פרטיים) ולדאוג שהם יצאו עם מזכרת שתישאר איתם אחרי שהאירוע יסתיים.