הפקת אירועים לחברות

החל מיום כיף לעובדים ועד לאירוע השקה, אירועי חברה הפכו לחלק בלתי נפרד משגרת החיים. הפקת אירועים לחברות שונה היום מכפי שהייתה בעבר. ההשקעה גדולה, הרצון להפתיע עולה ולכל אלה נוספים הצורך בשמירה על בטיחות המשתתפים כיאה לתקופה שאנחנו חיים בה.

הפקת אירועי חברה מתחילה בהבנת הצורך. כל חברה מצפה לאירוע שונה, כל אחת שמה לעצמה מטרה אחרת וקהל היעד תמיד משתנה. בין אם מדובר על חברה צעירה או ותיקה, חברה רצינית או קלילה, אירוע השקה או אירוע כיף, ההפקה יכולה להיות בלתי נשכחת.

3 דברים שמבדילים בין עוד אירוע לבין הפקה לא רגילה

המטרה הראשונה היא תמיד ליצור אירוע שונה. אם המשתתפים יגיעו למקום ויגלו כי הם עומדים לחוות חוויה שכבר חוו בעבר, לא תהיה באירוע שום התרגשות והמשתתפים אולי ייהנו אך לא יזכרו את ההשקעה. כדי ליצור הפקה לא רגילה, יש להקפיד על שלושה כלליים:

כלל ראשון – להתחיל ביצירת קונספט מיוחד

אירוע מיוחד הוא אירוע שיש לו קונספט. לא עוד מפגש נחמד בין העובדים אלא מוטיב מרכזי שיכניס אותם לאווירה יוצאת דופן כבר מהרגע הראשון (ולעתים עוד לפני שיתחיל). הקונספט נבנה לאחר הבנה מהן הציפיות של החברה, מיהם המוזמנים לאירוע והגדרת המטרות שלו. יכול להיות שהמטרה היא להעביר יום חווייתי ויכול להיות שהמטרה היא להצליח לחבר בין העובדים. 

לאחר שהמטרה ברורה, אפשר להתחיל לחשוב כיצד נשיג אותה ואילו אלמנטים יהפכו את האירוע למיוחד. בין היתר נציע סדנאות מיוחדות, נמצא את הדרך הנכונה ביותר ליצור את האווירה המושלמת ונחשוב מה יעבור על המשתתפים מרגע ההזמנה לאירוע ועד לסיומו.

כלל שני – הפקת אירועים לחברות דורשת תשומת לב לפרטים הכי קטנים

כלל שאי אפשר להתעלם ממנו מתייחס לפרטים הקטנים. ישנם כל כך הרבה דברים חשובים במהלך האירוע וכולם דורשים תשומת לב. בתחילה, יש לבחור מקום שיוכל להכיל את הקהל, הפעילות ושיעביר את התחושה המושלמת כבר מהרגע הראשון.

לאחר מכן יש לבחור את בעלי המקצוע השונים ולבדוק כי לכולם יש את האישורים והביטוחים המתאימים. יש לחשוב על הכיבוד, על המוזיקה ורצוי אפילו על מתנה קטנה שהמשתתפים יוכלו לקחת איתם בסוף האירוע. 

כלל שלישי – שמירה על מוטיב ההפתעה

כדאי לשמור על מוטיב ההפתעה ולערב מספר מצומצם של אנשים בחברה במה שעומד להיות. יחד נוכל לחשוב כיצד לפזר רמזים שיעוררו את ההתלהבות לקראת האירוע, אך זאת בלי שהמשתתפים ייחשפו לכל הפרטים שעומדים להיות במהלכו.