לוקשיין לאירוע חברה

אחרי שהחלטנו שאנחנו רוצים להפיק אירוע חברה לעובדים או לבני משפחתם חשוב מספר דגשים עיקריים בבחירת לוקיישן  לקיום אירוע מוצלח.

  1. אירוע במקביל – הרבה פעמים אנחנו מתכנים אירוע אך לפתע מתגלה שליד הלוקשיין שבחרנו יש עוד אירוע במקביל וחסר מקומות חניה לאורחים שלנו. דבר היכול לגרום לתסכול מצד האורחים.

קרו מקרים שהיו אירועים גדולים באחת הערים הצמודים ללוקשיין כמו מופע ענק, או משחק ליגה בכדורגל, או מרוץ מרתון והכבישים נסגרו מפאת האירוע. דבר היכול לגרום לפקקים מטורפים והאורחים שלנו מאחרים או עושים פרסה ולא מגיעים לאירוע.

  1. גמישות – למרות שאנחנו מתכננים את האירוע לפרטי פרטים מא’ ועד ת’ שמגיע האירוע קוראים דברים בלתי צפויים ושקשה לנו לצפות אותם מבעוד מועד. סגרנו אירוע חברה ל – 500 איש אך בפועל הגיעו 600 איש , פתאום אנשים החלטו להגיע לאירוע ללא הודעה מוקדמת. אמא לה מה עושים, שלב ראשון והכי חשוב לא נלחצים. חשוב מאוד לגלות גמישות ביחס לכמות החדשה של האורחים. מומלץ להתחיל להוסיף עוד שולחנות ובנוסף לצמצם את המרווחים בין השולחנות. לגבי מנות אוכל מומלץ לחלק את המנות לצלחות יותר קטנות ולתת תחושה של הרבה אוכל.

במקרה ההפוך שהוזמנו 500 איש לאירוע אך בפועל הגיעו רק 350 איש, צריך ליצור במקום אווירה של “צפיפות” להרחיק את השולחנות אחד מהשני , ליצור מרווחים בשולחנות עצמם ז”א  ולהוריד מנות בשולחנות לדוגמא: שולחן יוכל להחיל 10 איש להוריד 2 אורחים מכל שולחן דבר היצור תחושה של חמימות.

  1. חניה – חשוב מאוד לפני בחירת הלוקשיין לבדוק חניה במקום האירוע. דבר הימנע מכשולים בתחילת האירוע.
  2. נגישות – אז אחרי שבחרנו ובדקנו ת החניה של הלוקשיין חשוב לבדוק את הנגישות לאירוע , האם הלוקשיין נמצא במקום פתוח וצריך להגיע בדרכי עפר או לבדוק מקום חניה ונגישות לנכים במידת הצורך.
  3. עדיפות ליום – בחרנו לוקשיין, בדקנו שיש גמישות וחניה לאורחים שלנו ועכשיו חייבים לבדוק את היום שבו אנחנו רוצים לבחור את היום האירוע.

אירוע בסוף שבוע הרבה פעמים עולה ב – 10%-5% יותר מאירוע בתחילת השבוע.

כמו כן מומלץ לעשות  בדיקה עם העובדים איזה יום מעודף אליהם במיוחד שמדובר על אירוע עם בני זוג או אירוע משפחות.

אירוע מוצלח !