קיבלתם משימה להפיק כנס, אירוע השקה או אירוע רב־משתתפים – והלחץ מתחיל לטפס? אתם לא לבד. הפקת כנס היא פרויקט מורכב, רב־שלבי ודורש לא מעט עבודה, תיאום ודיוק.
אבל אל דאגה — כאן בדיוק אנחנו בידיים יוצרות הפקות נכנסים לתמונה.
עם ניסיון רב שנים בהפקת אירועים לחברות וארגונים, עיריות ומועצות מקומיות אנחנו מלווים אתכם שלב אחר שלב, עד שהאירוע שלכם הופך מתכנון למציאות מושלמת.
שלב 1: הגדרת האירוע – הבסיס לכל החלטה
לפני כל טלפון לספק ולפני כל ישיבת צוות, צריך לענות:
מה סוג האירוע?
מי קהל היעד?
כמה משתתפים צפויים להגיע?
ומה התקציב?
התקציב הוא הפרמטר החשוב ביותר. הוא זה שמאפשר לקבל החלטות מושכלות לגבי מקום האירוע, התוכן, ההפקה והעיצוב. בלי תקציב מוגדר — קשה להתקדם לשלב הבא.
שלב 2: בחירת המקום
כשאנחנו 'סגורים' על סוג האירוע והתקציב – אפשר לעבור למציאת לוקיישן מתאים.
בבחירת מקום כדאי לבדוק:
- נוחות הגעה וקרבה לתחבורה ציבורית
- כמות חניות זמינה
- נגישות
- התאמה לתוכן האירוע
- תאריך פנוי וגודל אולם מתאים
אחרי שיש תאריך + מיקום — אפשר להתחיל לרוץ קדימה.
שלב 3: בניית התוכן
התוכן הוא הלב של הכנס. כאן מחליטים:
האם יהיו דוברים? מרצים? פאנלים?
כמה משתתפים יופיעו על הבמה?
האם משלבים הרצאה חיצונית, הופעה או פעילות אינטראקטיבית?
האם יש צורך באטרקציות נוספות?
התוכן חייב לשרת את ערכי החברה, את מטרת האירוע ואת המסר שאתם רוצים להעביר — וכל זה תוך שמירה על התקציב.
שלב 4: אוכל!
בכנסים, האוכל הוא חלק בלתי נפרד מהחוויה.
לרוב בוחרים תפריט חלבי, שמתאים לשומרי כשרות וצמחונים וקל לשילוב בזמני כנס.
אפשר לבחור בין:
- בופה עשיר
- נשנושים קלילים
- קפה ומאפה
- הגשה אישית
הכול בהתאם לאופי האירוע ושעתו.
שלב 5: הפרטים הקטנים – בעצם, הגדולים
השלב האחרון משפיע באופן מהותי על התוצאה הסופית.
כאן מחליטים על:
- צלם לתיעוד האירוע
- מתנות ממותגות למשתתפים
- עמדות רישום וקבלת פנים
- מיתוג מלא: שילוט, מסכי לד, דגלים, שקיות, מדבקות ועוד
- לוח זמנים מדויק וברור
חשוב לזכור: תמיד תהיה סטייה קטנה מהלו״ז, וזה טבעי. אבל כשיש תכנון נכון — הכול נשאר תחת שליטה.
ולסיכום
הפקת כנס מוצלח דורשת תכנון, סדר, יצירתיות וירידה לפרטים — אבל עם ליווי מקצועי ותהליך מסודר, זה הופך לפרויקט מרגש שיכול להרים את החברה שלכם כמה רמות קדימה.
אנחנו בידיים יוצרות הפקות כאן כדי להפוך את הדרך לקלה יותר — ואת הכנס שלכם למדויק, מוקפד ובלתי נשכח!