הפקת אירועי חברה – צעד אחר צעד בדרך לאירוע בלתי נשכח

הפקת אירועי חברה יכולה דורשת הכנה מוקדמת. מרגע ההחלטה לקיים את האירוע ועד שהוא מסתיים, כל צעד חשוב. כאן צירפנו את רשימת הפעולות ליצירת אירוע בלתי נשכח. 

החלטה על הפרטים ה"יבשים"

עוד לפני החשיבה על הייחודיות של האירוע, כדאי להכיר את הפרטים ה"יבשים" ולענות על השאלות הבאות: 

• מי מוזמן לאירוע וכמה אנשים צפויים להגיע אליו?
• היכן יתקיים האירוע, האם הוא יהיה בפנים או בחוץ ובאיזה אזור בארץ?
• האם כבר ישנו תאריך יעד לאירוע והאם הוא גמיש או לא?
• איך המשתתפים יגיעו אל האירוע?

בחרו את הקונספט

כדאי להקדיש זמן לבחירת הקונספט ולענות על השאלה מדוע להפיק את האירוע. הקונספט הוא זה שמבדל את האירוע הנוכחי מכל אחד אחר, כזה שהמשתתפים כבר ראו וכזה שיראו בעתיד. יש להתאים בין המטרה לבין הנושא, למשל השקת מוצר חדש יכולה להיות מטרה מצוינת כשהקונספט יכול להישאר מתוך רוח המוצר (דגש על טכנולוגיה, צבע, קהל ועוד). 

החלטה על התקציב

קל יותר להפיק אירוע חברה כשהתקציב ברור. לאחר ההבנה מה מסגרת התקציב אפשר לרדת לפרטים הקטנים יותר, להחליט כמה זמן יארך האירוע, היכן, אילו נותני שירות יהיו שותפים לו, מה יהיה התפריט ועוד. התקציב למעשה יוצר את המסגרת הכללית כשהמטרה תמיד להשיג את התמורה המקסימלית.

הפקת אירועי חברה דורשת תוכנית עבודה

מרגע ההחלטה לקיים את האירוע ועד לסיומו ישנן משימות רבות. את תוכנית העבודה רצוי להכין כחודשיים עד שלושה לפני יום האירוע. בתוך התוכנית יש לקבוע את כל המשימות: הכנת רשימת מוזמנים, בחירת מקום, תפריט, יצירת קשר עם מייצגים או שחקנים, הפקת הזמנות, יצירת מתנות ועוד.

ארגון מרכז האירוע

האירוע עצמו נחלק למספר שלבים. בתחילה האורחים מגיעים, מדברים זה עם זה ("מינגילינג") ומתחילים להיכנס לאווירה. לאחר מכן בדרך תהיה התארגנות סביב חוויה מרכזית אשר יכולה להיות מופע על ידי שחקנים או מייצגים ומנחים. בסיומו חלק כבר ילכו לביתם וחלק ימשיכו ליהנות ממוזיקה, כיבוד ובילוי משותף במקום.

הכנת מתנות למשתתפים

היום נהוג מאד לחשוב על החוויה כמתמשכת. מתנה אשר ניתנת במהלך או בסיום האירוע מזכירה למשתתפים שהם לקחו בו חלק, גם הרבה לאחר שהוא מסתיים. קל מאד לדאוג לפרטים הגדולים, אך הפרטים הקטנים הם שמבדילים בין עוד אירוע לאחד יחיד ומיוחד.