איך לעשות את זה בלי להשתגע – ובסטייל!
סוף השנה שוב מתקרב, ויחד איתו מגיעה אחת המשימות המורכבות בתפקיד:
לרתום את העובדים, לייצר עבורם חוויה, לעמוד בתקציב, לקלוע לטעם של כולם – וכל זאת תוך כדי התפעול השוטף של הארגון.
אירוע סוף שנה הוא לא “מסיבה”, אלא כלי חכם שמייצר חיבורים, מחזק תרבות ארגונית ומשאיר טעם טוב להמשך.
כדי להפוך אותו לאירוע משמעותי באמת – קבלו 4 טיפים שונים, עמוקים ויוצאי דופן שיעזרו לכם/לכן לחשוב כמו מפיק מקצועי:
1. תתחילו מהחוויה – לא מהלוקיישן
סגירת מקום תחילה היא טעות מספר אחת.
מדוע? ברגע שסגרתם על מקום, יש נטיה להתאים לחלל הקיים את כל שאר ההחלטות – וזה יוצר אירוע גנרי ולא מדויק.
הגישה המקצועית היא הפוכה:
✔ הגדירו תחושת מפתח (Mood) – “קליל ומחבר”, “חגיגי ואסטרטגי”, “מצחיק ומשחרר” וכד'
✔ הגדירו מה העובדים באמת רוצים השנה – אחרי שנה לא פשוטה כחברה וכמדינה.
✔ הגדירו אפקט רגשי – מה העובדים "צריכים" להרגיש בסוף הערב? (לדוגמא: תקווה!)
כשברור מה החוויה הרצויה, יותר קל ונכון למצוא מקום שמתאים לצרכים ולא מקום שמנהל אותם.
זה ההבדל בין “עוד אירוע חברה” לבין חוויה שמדברים עליה הרבה אחריו.
2. תעבדו עם “טוויסט” אחד שמייצר וואו אמיתי
לא צריך אירוע "מנופח". צריך רעיון אחד חכם.
זה יכול להיות:
* דמות קונספט שמלווה את האירוע ומייצרת צחוק ואינטראקציה
* חוויה שמחברת לערכים – בדרך חווייתית, לא בשקופיות
* רגע מתוזמן של הפתעה שעוברת בין השולחנות
* סדנא קצרה שהופכת לרגע קטן ובלתי נשכח
טוויסט כזה מייצר זהות לאירוע, מגביר את המעורבות של המשתתפים בו ומייצר תחושה של משהו מיוחד.
3. תנו לעובדים חלק בבניית הערב – אבל בצורה חכמה
שיתוף העובדים בתכנון האירוע משפר את החיבור ושיתוף הפעולה שלהם, אולם בחירה רחבה מדי יוצרת כאוס ואכזבה.
לכן המפתח הוא "בחירה מכוונת":
צרו שאלון קצר עם 2-3 אופציות בלבד, שהן כולן טובות ומתאימות לקונספט:
סגנון מוזיקה, סוג הפעלה, כיוון קולינרי או אופי האווירה.
ברגע שהעובדים מרגישים ששותפו – אפילו במעט – הם צפויים להגיע לאירוע באווירה טובה יותר, לשתף יותר פעולה ולהפיץ אנרגיה חיובית.
4. תכנית גיבוי “כיפית” – לא רק טכנית
כל מפיק מנוסה יודע שתקלות לא צפויות הן חלק מכל אירוע: גשם, ספק שמתעכב, ציוד שלא הגיע בזמן וכו'.
רוב הארגונים בונים תכנית ב’ טכנית בלבד.
אבל תכנית ב’ אמיתית היא תכנית שמייצרת מצב רוח, לא רק פתרון.
למשל:
* פלייליסט שמרים את האווירה אם נוצר רגע “ריק”
* משחקי אינטראקציה מהירים לסגירת פערי זמן
* אקט קצר או הנחיה קלילה שמכסה על עיכובים בלי שאף אחד ירגיש
במילים אחרות: לא רק "לכבות שריפות" – אלא ליצור רגעים קסומים גם כשמשהו משתבש.
שם נמצא ההבדל בין אירוע “בסדר” לבין אירוע שזוכרים.
כל הטיפים האלה הם כלים מעולם ההפקה, ניסיון וחשיבה יצירתית ויכולת לראות את כל התמונה – מהחזון ועד לפרטים הקטנים.
המאמר נכתב ע״י איריס גרינבאום, מפיקה ובעלת חברת ״ידיים יוצרות הפקות״, המתמחה כבר 21 שנה ביצירת אירועי קונספט מדויקים לחברות וארגונים – עם דגש על חוויות שמשאירות חותם!