צריכים להפיק כנס, אירוע השקה או אירוע רב משתתפים ונכנסתם ללחץ ?
בכנות, זה לא דבר פשוט, זאת הפקה גדולה ומצריכה הרבה עבודה והשקעה.
אבל אל חשש!
כבר קיבלתם את המשימה של הפקת כנס, תנו לנו חברת ההפקה "ידיים יוצרות" ללוות אתכם בתהליך המורכב והארוך הזה.
בדרך ליצירת הכנס, לראות את כל הדבר הזה קורם עור וגידים, לוודא שהכל יתקתק ושלא יהיו פשלות צריך לעשות צ'ק על כמה שלבים בדרך.
השלב הראשון והחשוב ביותר הוא להבין מהי הגדרת האירוע וכמות האנשים ותקציב. הכי חשוב תקציב, בלעדי זה, לא ניתן להתקדם הלאה לשלבים הבאים בקבלת ההחלטות לאירוע המושלם.
מה היעדים שאנחנו צריכים להשיג ומה מתבקש מאיתנו.
לאחר שהחלטנו מה יהיה סוג האירוע, הגיע הזמן לאתר את המקום המתאים ביותר. זה הדבר הכי חשוב כי רק לאחר שתחליטו על תאריך ומיקום אפשר יהיה להתקדם הלאה.
לפני שבוחרים מקום צריך לבדוק האם נוח להגעה, האם המקום נגיש להגעה בתחבורה ציבורית, האם המקום מכיל מקומות חניה וכמה, האם מקום מתאים למה שאתם מחפשים.
עשינו צ'ק ועברנו הלאה.
שלב ההחלטה הבא, יהיה התוכן של האירוע.
מה אנחנו רוצים שיהיה באירוע? האם יש נואמים, דוברים או פאנלים מרובי משתתפים? כמה אנשים ידברו? האם אנחנו רוצים לשלב עם זה עוד משהו כמו הרצאה חיצונית, אמן, מופע סטנדאפ או משהו אחר?
ואם רוצים אטרקציות חיצוניות- האם זה יהיה האירוע שלנו? מה אנחנו מחפשים?
צריך לבחור את התוכן שישרת באופן הטוב ביותר את המסרים של האירוע, את ערכי החברה ואת סוג האירוע, זאת כמובן, תוך התחשבות בתקציב.
נקסט..
השלב הבא, האוכל. מה התפריט שאנחנו רוצים להגיש באירוע שלנו? בופה, נשנושים, או אולי רק קפה ומאפה.
לרוב בכנסים האוכל המוגש באירועי חברה, זה תפריט חלבי, על מנת לתת מענה לשומרי כשרות ולצמחונים.
השלב האחרון,
אמנם לא מנחם אבל אנחנו בסוף התהליך ☺
נשאר את כל השאר. כל הפרטים "הקטנים", צריך להחליט על הזמנת צלם לתיעוד האירוע, אולי נחלק לעובדים איזו מתנה קטנה בתום האירוע, אז צריך גם לבחור משהו קטן.
והכי חשוב בפרטים הקטנים- המיתוג. חובה לדאוג למיתוג וכמובן – לבנות לוח זמנים מסודר. מה קורה בכל האירוע עד לרמת הדק לכל דבר, יש לקחת בחשבון שתהיה סטייה מהלו"ז, אבל הכל תחת שליטה.